Check-list: 5 pontos a rever ao contratar uma empresa de outsourcing de TI

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Check-list: 5 pontos a rever ao contratar uma empresa de outsourcing de TI

Que a tecnologia faz parte integrante do dia-a-dia das empresas ninguém duvida; que sem as novas plataformas digitais, seria praticamente impossível assegurar uma eficaz continuidade do negócio, também não. Mas, a verdade é que, apesar desta realidade, nem todas as empresas dominam as novas tecnologias e o focus no seu core business assume-se cada vez mais como uma estratégia fundamental num mercado altamente concorrencial.

Contas feitas, o outsourcing na área das tecnologias assume-se como uma opção válida a ter em conta, garantindo que a equipa de TI interna se passará a dedicar apenas a iniciativas realmente estratégicas para o negócio, deixando tudo o que são questões de gestão do dia-a-dia para os parceiros de outsourcing.

Por outro lado, a opção por este tipo de serviços vai permitir ainda que os quadros executivos passem a dispor de maior capacidade para controlar tudo o que diga respeito à estratégia de TI interna e beneficiem de custos e riscos operacionais reduzidos.

Segundo dados recentes da IDC Portugal, no mercado nacional, cerca de 52% do orçamento das médias e grandes organizações tem como destino as TIC tradicionais, sendo que perto de 26% deste valor está direcionado para o outsourcing e pouco mais de 20% é dirigido para a cloud.

Mas a verdade é que o outsourcing de TI é uma boa hipótese não só para as grandes empresas como também, muito especialmente, para empresas mais pequenas que, pela sua dimensão, não se justifica tenham um departamento de TI próprio.

 

Pôr mãos à obra

No entanto, apesar de o outsourcing em TI ser uma importante estratégia de negócios e uma ferramenta segura para melhorar o desempenho de uma empresa – garante um real valor, com um custo-benefício adequado – a verdade é que ainda se vai sentindo aqui e ali, do lado dos clientes, alguma resistência à mudança. Chamemos-lhe insegurança, chamemos-lhe eventual desconfiança face à qualidade técnica da equipa contratada ou chamemos-lhe, simplesmente, desconhecimento. Ultrapassar esta realidade é meio caminho andado para um posicionamento mais proveitoso face ao outsourcing.

Quem faz o quê? Quais as sanções em caso de falha? A quem devo recorrer quando necessário? Os SLA contratuais podem (e devem) responder a estas questões.

Para ajudar as empresas (e os seus gestores) que estão já a considerar contratar serviços de outsourcing de TI a terceiros, alinhamos em seguida algumas ideias que devem mesmo (mesmo) ser tidas em conta e que ajudam, por exemplo, a garantir níveis de serviço.

Tome nota:

 

1) Competências técnicas e expertise da empresa de outsourcing de TI que pretende contratar

Esta é uma regra fundamental quando se procura um parceiro de confiança para terceirizar alguns serviços tecnológicos; na verdade, trata-se de analisar o mercado e conhecer o melhor possível as competências que o parceiro tem e se estas se enquadram, efetivamente, nas necessidades da sua organização.

O recurso a um parceiro com experiência comprovada em outsourcing de TI permite, por exemplo, reduzir o tempo de execução de projetos, que antes levariam meses a concretizar.

Por outro lado, o outsourcing garante também a possibilidade de se passar a contar com uma equipa de profissionais altamente especializada sem necessidade de a organização se preocupar com questões como a formação ou a contratação de novos elementos sempre que surja a necessidade de assegurar um novo projeto.

 

2) Definir Níveis de Serviço

Service Level Agreement (SLA, na sigla em inglês) são os já famosos níveis de serviço que devem fazer parte de um contrato de outsourcing seja ele em TI ou qualquer outra área.

Um SLA possui a natureza de um acordo e nasce da negociação entre duas partes. Neste caso, os indicadores dos níveis de serviço devem especificar as métricas e estatísticas através das quais os níveis de serviço podem ser medidos. No momento de definir estas métricas, é importante integrar quer as que são consideradas objetivas (falamos aqui dos números), como as que podem ser consideradas subjetivas (caso da perceção tida pelo utilizador final) e que podem diferir em muito dos valores contabilizados.

Mas a definição de níveis de serviço permite ainda assegurar uma outra realidade, igualmente determinante aquando da terceirização das TI: que as equipas – do cliente e do prestador de serviços – estejam perfeitamente alinhadas no que compete a cada uma fazer, evitando-se ou reduzindo-se consideravelmente a possibilidade de falhas.

 

3) Conhecer bem as necessidades da empresa

De nada adianta colocar a gestão de TI em outsourcing se não existir um plano estratégico para este departamento; um plano que deve ser pensado com calma, desenhado e discutido entre todos os elementos da organização diretamente envolvidos nas áreas em análise; um plano que reflita sobre a empresa no curto prazo e trace o seu percurso no médio/longo prazo.

Nesse sentido, é fundamental conhecer bem as necessidades da organização e definir em que ações muito concretas pode a equipa de outsourcing ajudar.

Na realidade, torna-se importante não realizar o outsourcing dos principais serviços da empresa; assim sendo, reforçamos a ideia de identificar claramente quais as atividades que podem ser beneficiadas por equipas e uma infraestrutura mais especializada.

 

4) Custo vs Benefício: contratar um novo colaborador ou optar por outsourcing?

Quando se pensa em outsourcing pensa-se de imediato em redução de custos. E, embora este não deva ser o único drive de escolha pela terceirização, a verdade é que o outsourcing reduz custos fixos ou ajuda a transformá-los em variáveis e evita impostos sobre vencimentos e subsídios de funcionários contratados. Ao mesmo tempo, permite assegurar um leque mais alargado de competências.

 

5) Gestão de risco e compliance

Deve ser garantido que a empresa de outsourcing escolhida para assegurar os serviços conhece, efetivamente, todos os processos internos do cliente com o qual vai trabalhar e que atua de acordo com as práticas definidas.

Uma outra mais-valia associada ao outsourcing de TI diz respeito à capacidade de as organizações garantirem um melhor compliance face às normas legais definidas, colocando esse tipo de preocupações nas mãos do parceiro e libertando recursos para outras áreas.

 

Boa escolha, boa solução

Acima de tudo, a realidade mostra-nos que o outsourcing de TI é uma excelente opção para todas as empresas que procuram crescer e preferem dedicar-se a atividades mais estratégicas. No caso das empresas mais pequenas esta é, claramente, uma boa oportunidade para ter todo o conhecimento de TI sem a necessidade de contratar um novo colaborador.

Na realidade, face à evolução das tecnologias, que potenciam ganhos reais de produtividade, otimização de processos de negócio e, por consequência, redução de custos, o outsourcing em TI tem vindo a tornar-se mais importante a cada dia que passa.

Esta é uma opção estratégica que não pode (nem deve) ser considerada como mais um peso no orçamento ou como algo “demasiado caro”. Na realidade, e na larga maioria das empresas, acaba por se tornar mais caro assegurar com a qualidade que se pretende, todas as funções necessárias internamente em termos das TI, nomeadamente quando falamos daquelas que estão longe de fazer parte do core de negócio.

O outsourcing é uma boa escolha e, neste campo, a CompuWorks assume-se como o parceiro certo que o pode ajudar a dar este passo. A confiança e a qualidade são valores pelos quais a CompuWorks se rege, motivo pelo qual apenas coloca nas empresas, técnicos que pertencem aos seus quadros, não abdicando nunca de garantir um nível de serviço, de conhecimento e de eficiência que contrataria sempre para si própria.

Conheça em pormenor o serviço de Outsourcing em TI da CompuWorks e contacte-nos para ter acesso a uma proposta desenhada à medida das necessidades da sua organização.

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